Datenschutzerklärung

Verantwortlicher: Volkis Artistry – Volkan Aydin, Herrestraße 14, 89165 Dietenheim, Deutschland
E-Mail: kontakt@volkis.de · Telefon: +49 162 6132661
Webseiten: https://www.volkis.de · https://www.volkis-digital.de
Stand: 03.09.2026

1. Überblick

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir bei Nutzung unserer Webseiten und im Rahmen unserer Leistungen verarbeiten, zu welchen Zwecken und Rechtsgrundlagen dies geschieht, wer Empfänger ist, wie lange Daten gespeichert werden und welche Rechte Ihnen zustehen. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen.

2. Verantwortlicher & Kontakt

Verantwortlicher gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist Volkis Artistry – Volkan Aydin (Kontaktdaten s. oben). Ein/e Datenschutzbeauftragte/r ist nicht bestellt; für alle Datenschutzanliegen erreichen Sie uns unter kontakt@volkis.de.

3. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Webseiten volkis.de und volkis-digital.de sowie für die im Zusammenhang mit unseren Leistungen erfolgende Verarbeitung personenbezogener Daten.

Sie erfasst insbesondere Webseitenaufrufe und serverseitige Protokollierung, Kontaktanfragen, Bestellungen körperlicher Waren, Zahlungsabwicklung und Weiterleitung zu Zahlungsdienstleistern, Versand und Zustellung von Waren, die Erstellung und Bereitstellung digitaler Visitenkarten und VOLKIS Connect Profile sowie die lokale bzw. offline erfolgende Erstellung von QR-Codes und VCF-/vCard-Dateien.

4. Hosting, Auftragsverarbeitung & Sicherheit

Wir hosten Webseiteninhalte und speichern projektbezogene Medien/VOLKIS Connect Profil bei IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur (Deutschland/EU). Mit IONOS bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) nach Art. 28 DSGVO für Webhosting (volkis.de / volkis-digital.de) und HiDrive-Cloudspeicher (Kundeninhalte zu digitalen Visitenkarten). IONOS verarbeitet Daten ausschließlich weisungsgebunden und setzt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) ein. Unsere Webseiten werden per TLS/HTTPS ausgeliefert.

Zusätzliche Speicherorte & Kontrolle: Neben IONOS speichern wir vom Kunden übermittelte Profilbilder/Logos (für digitale Visitenkarten VOLKIS Connect Profil) lokal auf verschlüsselten SSD-Systemen unserer Rechner sowie auf verschlüsselten externen SSD-Speichern (Arbeits-/Sicherungskopien). Zugriff besteht ausschließlich für befugte Personen. Soweit Volkis Artistry diese Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit verarbeitet, ist Volkis Artistry Verantwortlicher. Soweit die Verarbeitung ausschließlich im Auftrag eines Kunden erfolgt, richtet sich die Rollenverteilung nach der mit dem Kunden bestehenden Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

4a. Sicherheit der Verarbeitung (Art. 32 DSGVO)

Zum Schutz personenbezogener Daten setzen wir angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO ein, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Hierzu zählen insbesondere:

• die verschlüsselte Speicherung personenbezogener Daten auf lokalen Systemen (Arbeitsrechner) sowie auf externen Datenträgern,
• der Einsatz aktueller Betriebssysteme mit aktivierten Sicherheitsmechanismen und regelmäßigen Sicherheitsupdates,
• Zugriffsbeschränkungen durch Benutzerkonten, Authentifizierungsmechanismen und Passwortschutz,
• die Erstellung verschlüsselter Datensicherungen (Backups) auf externen Speichermedien,
• organisatorische Maßnahmen zur Vermeidung unbefugter Zugriffe sowie zur Datenminimierung,
• regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Sicherheitsmaßnahmen an den Stand der Technik.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich durch befugte Personen. Eine Weitergabe an unbefugte Dritte findet nicht statt.

4b. Trennung von Datenarten und Speicherorten

Personenbezogene Daten, die nicht für eine öffentliche Darstellung bestimmt sind (z. B. Kommunikationsinhalte, projektinterne Informationen oder nicht veröffentlichte Kundendaten), werden getrennt von öffentlich bestimmten Inhalten verarbeitet und auf lokal gesicherten Systemen gespeichert.

Öffentlich bestimmte Inhalte (z. B. vom Kunden bereitgestellte Logos, Kontaktdaten, Verlinkungen oder Inhalte digitaler Visitenkarten) werden ausschließlich im Rahmen der vereinbarten Zwecke verarbeitet und bereitgestellt.

Durch geeignete organisatorische Maßnahmen wird sichergestellt, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf nicht öffentlich bestimmte personenbezogene Daten haben. Die Verarbeitung erfolgt nach dem Prinzip der Datenminimierung gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO.

5. Server-Logdateien (Webseitenaufrufe)

Beim Aufruf unserer Seiten verarbeiten wir bzw. IONOS automatisiert technisch erforderliche Protokolldaten: IP-Adresse (bei IONOS i. d. R. gekürzt/anonymisiert zur Standortermittlung), Datum/Uhrzeit, angeforderte URL/Datei, Referrer-URL, Browsertyp/-version, Betriebssystem, Gerätetyp, Hostname.

Zwecke: Auslieferung, Stabilität, IT-Sicherheit (Fehleranalyse, Missbrauchs-/Angriffserkennung).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem, stabilem Betrieb).
Speicherdauer: Nach den aktuellen Angaben von IONOS werden die im Rahmen des Webhostings erhobenen Besucherdaten grundsätzlich für 8 Wochen gespeichert.
Empfänger: IONOS (Auftragsverarbeitung).

6. Lokale/offline Erstellung von QR-Codes und VCF/vCards

Die Generierung von QR-Codes (z. B. URL-, vCard-, Wi-Fi-Codes, VOLKIS Connect Profil) und die Erstellung von VCF/vCards erfolgt mit eigenen, lokal ausgeführten HTML/JavaScript-Tools direkt im Browser des Anbieters. Währenddessen werden die eingegebenen Inhalte – über technisch Notwendiges hinaus – nicht an Server Dritter übertragen.

Zweck: Vertragserfüllung (Erstellung von QR/VCF VOLKIS Connect Profil gemäß Auftrag).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Anschließend werden die zur Auslieferung bestimmten Inhalte (z. B. VCF, VOLKIS Connect Profil, Profil-/Logobilder) in IONOS HiDrive gespeichert und über volkis-digital.de bereitgestellt (siehe Ziff. 7).

7. Digitale Visitenkarten (VOLKIS Connect Profil vCards/Landingpages) – Inhalte, Speicherorte & Kontrolle

Wir richten digitale Visitenkarten unter volkis-digital.de ein. Verarbeitet werden je nach Auftrag Name, Firma, Funktion, Adresse, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Web-/Social-Links sowie vom Kunden bereitgestellte Medien (insbesondere Profilbilder und Logos).

Zwecke: Erstellung, Veröffentlichung und Abrufbarkeit der Visitenkarte; Darstellung der Kontaktdaten; Erfüllung des Auftrags; IT-Betrieb/Sicherheit.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb/Abruf).

Speicherorte:

• IONOS HiDrive (Cloud, AVV) – Projektdaten/Medien (u. a. VOLKIS Connect Profil, VCF, Profilbilder, Logos),
• Webspace von https://volkis-digital.de (IONOS, AVV) – Bereitstellung/Hosting der Visitenkarten (VOLKIS Connect Profil),
• Lokal auf verschlüsselten SSD-Festplatten (Rechner) sowie verschlüsselten externen SSD-Speichern – Arbeits-/Sicherungskopien.

Kontrolle/Zugriff: Der Zugriff ist ausschließlich befugten Personen gestattet und wird durch Passwort- und Zugangsmanagement, einschließlich 2FA soweit verfügbar, Datentrennung und regelmäßige Backups geschützt. Soweit Volkis Artistry personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag eines Kunden verarbeitet, richtet sich die datenschutzrechtliche Rollenverteilung nach der mit dem Kunden bestehenden Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. IONOS wird dabei je nach Verarbeitung als Auftrags- oder Unterauftragsverarbeiter eingesetzt.

Abruf/Logs: Beim Aufruf der Visitenkarte (VOLKIS Connect Profil) fallen serverseitige Logdaten an (s. Ziff. 5).
Analytics/Tracking auf Visitenkarten (VOLKIS Connect Profil): Auf volkis-digital.de setzen wir keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste ein.
Änderung/Löschung: Auf Wunsch des Kunden passen wir Inhalte an oder löschen sie; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

8. Kontaktaufnahme (Formular, E-Mail, Telefon)

Bei Kontaktaufnahme verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, E-Mail, Telefon, Nachricht, projektrelevante Inhalte/Dateien) ausschließlich, soweit dies für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich ist.

Zwecke: Beantwortung der Anfrage, Angebotserstellung, Projektvorbereitung/-durchführung.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertraglich/vertraglich) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation). Bei ausdrücklich erbetener Rückmeldung kann zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) einschlägig sein.
Speicherdauer: Bis Abschluss der Anfrage; im Übrigen gemäß gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. HGB/AO).

9. Cookies & Einwilligungen (TDDDG)

Wir verwenden technisch notwendige Cookies (z. B. Session-Cookies für Navigations-/Formfunktionen).

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Bereitstellung).

Nicht notwendige Technologien (z. B. externe Einbindungen) setzen wir grundsätzlich nur nach aktiver Einwilligung ein (z. B. per 2-Klick-Lösung), soweit eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG erforderlich ist.
Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden.

Hinweis zu PayPal-Ressourcen: Sofern auf Produkt-/Checkout-Bereichen PayPal-Hinweise/Logos als externe Bilddateien von PayPal-Domains geladen werden, erfolgt dabei technisch bedingt eine Verbindung zu diesen Servern (siehe Ziff. 14). Wir selbst speichern dabei keine Informationen auf Ihrer Endeinrichtung; ob und in welchem Umfang der Drittanbieter Cookies/ähnliche Technologien einsetzt, liegt im Verantwortungsbereich des Drittanbieters.

Hinweis: IONOS WebAnalytics (s. Ziff. 10) arbeitet cookiefrei.

10. Reichweitenmessung: IONOS WebAnalytics (aktiv auf volkis.de)

Wir nutzen IONOS WebAnalytics auf volkis.de. Analysiert werden u. a. Besucherzahlen/-verhalten (Seitenaufrufe, Verweildauer, Absprungraten), Quellen, grobe Standorte und technische Daten (Browser/OS/Endgerät). Erfasst werden insbesondere Referrer, angeforderte Seite/Datei, Browsertyp/-version, Betriebssystem, Gerätetyp, Zugriffszeit und die IP-Adresse in anonymisierter Form (nur zur Standortfeststellung). Cookies werden nicht gesetzt.

Zwecke/Rechtsgrundlage: Statistik und Optimierung unseres Webangebots, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Sofern Sie im Einzelfall über ein Banner ausdrücklich zustimmen, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO / § 25 Abs. 1 TDDDG.
Empfänger: IONOS (Auftragsverarbeitung).

11. Social-Media-Elemente mit Shariff (Facebook, Instagram)

Auf volkis.de können Social-Buttons für Facebook und Instagram über die Shariff-Lösung eingebunden sein. Ohne Ihre Aktivierung wird keine Verbindung zu Meta-Servern hergestellt und keine Daten an Meta übertragen. Erst mit Ihrem Klick (Einwilligung) entsteht die Verbindung; Meta erhält dann insbesondere Ihre IP-Adresse und ggf. weitere technische Daten. Sind Sie bei Facebook/Instagram eingeloggt, kann der Anbieter den Besuch zuordnen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO / § 25 Abs. 1 TDDDG.

Gemeinsame Verantwortlichkeit (Art. 26 DSGVO): Soweit die Erhebung/Übermittlung von Daten an Meta betroffen ist, besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit (beschränkt auf die Datenerhebung und Weitergabe). Die anschließende Verarbeitung liegt in Metas eigener Verantwortung. Betroffenenrechte bzgl. der bei Meta verarbeiteten Daten können Sie direkt gegenüber Meta geltend machen; wir leiten Anfragen erforderlichenfalls weiter.

12. Externe Bildbearbeitung/AI-Dienst http://pho.to/ Photo Lab (USA) – nur für Personen-/Tierfotos zur Gravurqualität

Zur Qualitätsoptimierung von Bildern/Fotos von Personen oder Tieren, die auf unseren eigenen Produkten (z. B. gravierte Holzprodukte) verarbeitet werden, können wir ausnahmsweise einen cloudbasierten Bildbearbeitungsdienst in den USA http://pho.to/ Photo Lab einsetzen. Zweck ist ausschließlich die technische Eignung für bestmögliche Gravurergebnisse (z. B. Schärfe/Kontrast, Rauschentfernung, Freistellung); keine Nutzung zu anderen Zwecken (Marketing, KI-Training, Profilbildung) durch uns.

Datenarten: Erforderliche Bilddateien (Portrait-/Tierfotos), nötige Metadaten, Auftragskennung.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Vermeidung von Fehlgravuren).
Drittlandschutz: EU-US Data Privacy Framework (DPF) oder EU-Standardvertragsklauseln (SCC); andernfalls nur mit ausdrücklicher Einwilligung (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO). Einwilligungen per E-Mail dokumentieren wir projektbezogen.
Löschung/Minimierung: Upload nur notwendiger Dateien; Löschung beim Dienst zeitnah nach Bearbeitung (soweit technisch möglich). Lokale/IONOS-Speicherung gemäß Ziff. 15. Keine biometrische Identifizierung/Gesichtserkennung.

13. Bestellungen, Vertragsabwicklung und Versand körperlicher Waren

Wenn Sie bei Volkis Artistry körperliche Waren bestellen, insbesondere Rückspiegel-Anhänger sowie sonstige angebotene Produkte, verarbeiten wir die für die Durchführung und Abwicklung der Bestellung erforderlichen personenbezogenen Daten.

Hierzu gehören insbesondere:

– Vor- und Nachname,

– Rechnungs- und Lieferanschrift,

– E-Mail-Adresse,

– gegebenenfalls Telefonnummer,

– Angaben zu den bestellten Produkten,

– Bestell-, Rechnungs- und Zahlungsinformationen sowie

– sonstige für die Vertragsabwicklung erforderliche Angaben.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung und Durchführung Ihrer Bestellung, zur Zahlungszuordnung und Rechnungsstellung, zur Lieferung der bestellten Ware, zur Bearbeitung von Rückfragen sowie gegebenenfalls zur Abwicklung von Widerrufen, Rücksendungen, Reklamationen, Gewährleistungsfällen oder sonstigen vertraglichen Ansprüchen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrags erforderlich ist.

Soweit wir aufgrund gesetzlicher handels-, steuer- oder sonstiger Aufbewahrungs- und Nachweispflichten zur weiteren Speicherung bestimmter Daten verpflichtet sind, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Versanddienstleister:

Für den Versand körperlicher Waren nutzen wir überwiegend Dienstleistungen von **DHL**, insbesondere der DHL Paket GmbH bzw. der Deutsche Post AG.

Zum Zweck der Zustellung übermitteln wir die für den Versand erforderlichen personenbezogenen Daten an den jeweils eingesetzten Versanddienstleister. Hierzu gehören insbesondere Name und Lieferanschrift.

Die Übermittlung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Kaufvertrags und zur Zustellung der bestellten Ware erforderlich ist.

E-Mail-Adresse oder Telefonnummer werden an den Versanddienstleister nur übermittelt, soweit dies für die konkrete Versand- oder Zustellleistung erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist oder Sie in die entsprechende Übermittlung, beispielsweise für eine Paketankündigung oder Zustellinformation, eingewilligt haben.

Soweit im Einzelfall ein anderer Versand- oder Zustelldienstleister eingesetzt wird, werden an diesen ausschließlich die für die Durchführung und Zustellung der jeweiligen Sendung erforderlichen personenbezogenen Daten übermittelt.

Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch DHL bzw. die Deutsche Post AG ergeben sich aus den jeweiligen Datenschutzhinweisen des Versanddienstleisters.

Zahlungsabwicklung:

Die Verarbeitung von Zahlungsdaten richtet sich nach der vom Kunden gewählten Zahlungsart. Bei einer Zahlung über PayPal gelten ergänzend die nachfolgenden Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung zur Zahlungsabwicklung über PayPal.

Speicherdauer:

Bestell-, Vertrags- und Rechnungsdaten werden zunächst für die Dauer der Vertragsabwicklung und anschließend entsprechend den gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.

Nach Ablauf der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht, sofern keine andere gesetzliche Rechtsgrundlage oder ein berechtigter Grund für eine weitere Speicherung besteht.

14. Zahlungsabwicklung (Überweisung & PayPal)

Rechnung/Vorkasse (Überweisung): Bei Zahlung per Rechnung, Vorkasse oder Überweisung verarbeiten wir die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Identifikations-, Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten. Hierzu können insbesondere Name, Rechnungsdaten, Zahlungsbetrag, Verwendungszweck sowie gegebenenfalls die im Rahmen der Überweisung übermittelten Bankdaten gehören.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung und Abwicklung des Vertrags sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

PayPal – Weiterleitung über Zahlungslink / Checkout

Auf unseren Produktseiten stellen wir einen „Jetzt kaufen“-Button oder einen vergleichbaren Zahlungsbutton bereit. Bei Betätigung dieses Buttons werden Sie über einen von uns eingerichteten PayPal-Zahlungslink auf eine von PayPal betriebene Checkout-Seite weitergeleitet.

Anbieter des Zahlungsdienstes ist:

PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.

22–24 Boulevard Royal

L-2449 Luxemburg

Auf der von PayPal bereitgestellten Checkout-Seite können abhängig von der jeweiligen Verfügbarkeit unterschiedliche von PayPal angebotene Zahlungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.

Beim Aufruf des PayPal-Zahlungslinks wird eine Verbindung zu PayPal hergestellt. Ab diesem Zeitpunkt verarbeitet PayPal die für die Bereitstellung und Durchführung des Checkout- und Zahlungsvorgangs erforderlichen personenbezogenen Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit.

Hierzu können insbesondere Name und Kontaktdaten, Rechnungs- und gegebenenfalls Lieferanschrift, IP-Adresse und Geräteinformationen, Zahlungs- und Transaktionsdaten, Angaben zur ausgewählten Zahlungsart, Informationen zum gekauften Produkt, Zahlungsbetrag, Währung sowie Transaktions- und Referenzinformationen gehören.

Nach erfolgreicher Zahlung übermittelt PayPal uns die für die Vertrags- und Bestellabwicklung erforderlichen Informationen. Hierzu können insbesondere Zahlungsstatus, Transaktionskennung, Zahlungsbetrag sowie die für die Durchführung der Bestellung erforderlichen Kunden-, Bestell-, Kontakt- und gegebenenfalls Lieferdaten gehören.

Wir verarbeiten diese Informationen zur Zahlungszuordnung, Vertragsdurchführung, Rechnungsstellung, Lieferung der bestellten Ware sowie gegebenenfalls zur Bearbeitung von Rückerstattungen, Widerrufen, Reklamationen oder sonstigen vertragsbezogenen Vorgängen.

Rechtsgrundlage für unsere Verarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung und Abwicklung des mit Ihnen geschlossenen Vertrags erforderlich ist. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die weitere Speicherung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

PayPal verarbeitet personenbezogene Daten im Zusammenhang mit seinen Zahlungsdiensten grundsätzlich in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Datenschutzhinweise von PayPal.

Rückkehr auf unsere Website: Nach erfolgreicher Zahlung oder nach Abbruch des Zahlungsvorgangs kann eine Rückkehr auf unsere Website erfolgen. Beim erneuten Aufruf unserer Website gelten wieder die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitungen, insbesondere die serverseitige Protokollierung gemäß Ziffer 5.

15. Speicherdauer & Löschkonzept

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur solange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Speicherdauer richtet sich nach der Art der Daten, dem jeweiligen Zweck der Verarbeitung sowie den einschlägigen gesetzlichen Vorgaben.

Kontaktanfragen ohne Vertragsabschluss: Personenbezogene Daten aus Anfragen, die nicht zu einem Vertragsabschluss führen, werden spätestens nach 4 Wochen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen (z. B. zur Abwehr von Rechtsansprüchen) einer Löschung entgegenstehen.

Kunden- und Vertragsdaten: Personenbezogene Daten von Kunden, mit denen ein Vertragsverhältnis zustande kommt, werden für die Dauer der Vertragslaufzeit gespeichert. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses, insbesondere bei Nichtverlängerung eines VOLKIS Connect Profils, werden die betreffenden Daten spätestens 12 Monate nach Vertragsende gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Ansprüche einer Löschung entgegenstehen.

Projekt- und Mediendaten: Projektbezogene Inhalte wie Profilbilder, Logos, Texte, VCF/vCard-Dateien und Inhalte des VOLKIS Connect Profils werden auf den genutzten Systemen (IONOS HiDrive, Webspace sowie verschlüsselte lokale und externe Speichermedien) spätestens 12 Monate nach Projektende bzw. nach Beendigung des Hostings gelöscht, sofern keine gesetzlichen Pflichten oder eine erneute Beauftragung vorliegen. Kunden werden spätestens einen Monat vor Ablauf dieser Frist über die Möglichkeit einer Verlängerung informiert.

Server-Logdaten: Die von IONOS im Rahmen des Webhostings erhobenen Besucherdaten werden nach den aktuellen Angaben von IONOS grundsätzlich für 8 Wochen gespeichert.

Geschäfts- und Abrechnungsunterlagen: Geschäftsunterlagen, Rechnungen und sonstige abrechnungsrelevante Daten werden entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert. Je nach Art der Unterlage gelten insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen von sechs, acht oder zehn Jahren.

Backups: Personenbezogene Daten in Sicherungskopien (Backups) werden ausschließlich in verschlüsselter Form gespeichert und turnusgemäß überschrieben. Eine unmittelbare Löschung einzelner Datensätze aus Backups erfolgt nicht; die Löschung wird jedoch mit Ablauf der jeweiligen Sicherungszyklen technisch umgesetzt.

Die Löschung personenbezogener Daten erfolgt nach festgelegten internen Verfahren und wird regelmäßig überprüft und dokumentiert.

16. Datenkategorien, Quellen, Empfänger

Kategorien: Stammdaten (Namen/Firmendaten), Kommunikationsdaten (E-Mail/Telefon), Inhaltsdaten (insb. Profilbilder/Logos, Texte/Links), Nutzungs-/Metadaten (Server-Logs), Vertrags-/Abrechnungsdaten.

Quellen: Betroffene selbst; Kunden bzw. Auftraggeber; PayPal, soweit uns im Rahmen der Zahlungs- und Bestellabwicklung Daten übermittelt werden; öffentlich zugängliche Quellen (z. B. Kundenseiten/Logos); automatisch generierte Nutzungsdaten (Logs).

Empfänger: IONOS (AV für Hosting/HiDrive), ggf. IT-Dienstleister mit AVV, Behörden/Gerichte bei gesetzlichen Verpflichtungen, PayPal bei Nutzung der Zahlungsart PayPal (siehe Ziff. 14) sowie DHL Paket GmbH bzw. Deutsche Post AG und gegebenenfalls andere eingesetzte Versanddienstleister bei Warenbestellungen (siehe Ziff. 13). Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

17. Drittlandübermittlungen

Abseits der in Ziff. 12 genannten Fälle (Bildbearbeitung/USA) findet grundsätzlich keine Drittlandübermittlung statt. Bei Aktivierung von Social-Buttons (Ziff. 11) kann eine Übertragung an Meta in Drittländer erfolgen; Schutzmechanismen richten sich nach den jeweiligen Anbieterregelungen (DPF/SCC). Bei Nutzung von PayPal (Ziff. 14) kann eine Verarbeitung/Übermittlung von Daten in Drittländer nicht ausgeschlossen werden; maßgeblich sind die Informationen und Garantien von PayPal.

18. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. e/f (Art. 21). Einwilligungen (Art. 6 Abs. 1 lit. a) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, z. B. beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW).
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Mitteilung an kontakt@volkis.de.

19. Freiwilligkeit der Bereitstellung

Es besteht keine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten. Für Vertragsschluss/-durchführung sind jedoch bestimmte Angaben erforderlich (z. B. Kontaktdaten, Motive/Logos). Ohne diese Angaben kann die Leistung ggf. nicht erbracht werden.

20. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling i. S. v. Art. 22 DSGVO statt.

21. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Rechtslage, Leistungen oder eingesetzte Dienste ändern. Es gilt stets die aktuelle Fassung auf unseren Webseiten.